Kunt u dit bericht niet goed lezen? Bekijk dan de online versie april 2020
Dienst Uitvoering Subsidies aan Instellingen
 
 
Nieuwsbrief PGO | 17 april 2020

Corona maatregelen

Het is inmiddels duidelijk dat de coronamaatregelen op ieders leven een grote impact hebben. Dit zijn bijzondere omstandigheden en wij willen iedereen veel sterkte toewensen met alles wat er nu speelt.

In de vorige nieuwsbrief is aangegeven dat er veel vragen bij ons binnenkomen. Bij DUS-I zijn wij hier druk mee bezig. In deze nieuwsbrief ontvangt u een update van enkele punten, namelijk het uitstel van de verantwoordingstermijn voor PGO19 en enkele aandachtspunten voor het voeren van een digitale Algemene Leden Vergadering (AVL).

Voorziet u problemen voor uw subsidie vanwege de coronacrisis? Kan bijvoorbeeld een activiteit niet doorgaan of wilt u in plaats hiervan een andere activiteit uitvoeren? Neem dan contact met ons op. Als activiteiten worden verschoven naar een later moment in het jaar dan hoeft u geen melding te maken.
 

Verantwoording PGO19

Over de verantwoording van de subsidie is inmiddels een besluit genomen. Organisaties krijgen drie maanden langer de tijd om de verantwoording aan te leveren. Ook is aan enkele organisaties die in de steekproef zijn gevallen uitstel verleend voor het reageren op de vragen. Hieronder leest u wat de gevolgen hiervan zijn.

Instellingen met een subsidiebedrag onder € 25.000

Omdat aan een aantal van de organisaties die in de steekproef vallen een langere reactietijd is verleend zal de steekproef pas op een later moment kunnen worden afgerond. Dit betekent dat de overige organisaties niet voor 2 juni 2020 (binnen 22 weken na afloop van het subsidiejaar) een besluit ontvangen over de vaststelling van de subsidie. Wij zullen zo snel mogelijk een besluit proberen te nemen en danken u alvast voor uw geduld.

Instellingen met een subsidiebedrag tussen € 25.000 en € 125.000

Met het besluit om de termijn voor de verantwoording drie maanden later in te laten gaan is de deadline van 2 juni 2020 verschoven naar 2 september 2020. Het online formulier ontvangt u in de week van 20 april.

Wij verzoeken u vriendelijk om de verantwoording – indien mogelijk - toch zo snel mogelijk in te dienen. Op deze manier kunnen wij ons in oktober concentreren op de subsidieaanvragen voor het subsidiejaar 2021. Gebruik alleen het nieuwe online formulier voor de verantwoording. Binnen 22 weken na ontvangst van uw verantwoording ontvangt u een beslissing van ons.
 

Digitale AVL 2020

Veel organisaties hebben de Algemene Leden Vergadering (ALV) die in deze periode stond gepland af moeten lassen of moeten uitstellen. Andere organisaties hebben besloten om de ALV digitaal te houden. Omdat de ALV het hoogste orgaan van een vereniging is, wordt in principe door de ALV zelf bepaald wat juridisch bindend is en wat niet. Dit gebeurt door het opstellen van een statuut, een reglement en door besluiten van (een meerderheid) van de ALV. Wij willen u graag helpen met enkele aandachtspunten.

In de meeste statuten zal staan dat de vaststelling van de jaarrekening c.q. de verantwoording over de financiën jaarlijks zal plaatsvinden door de ALV. Die moet dus bijeenkomen. Een vormvereiste zal vaak niet aan de orde zijn. Dit betekent dat digitaal bijeenkomen zonder meer tot de mogelijkheden behoort.

Aandachtspunten voor een digitaal te houden vergadering kunnen zijn:
  • Ieder lid moet tijdig een uitnodiging ontvangen.
  • Ieder lid moet tijdig de stukken ontvangen.
  • Ieder lid moet tijdig per e-mail aan de secretaris melden of hij/zij aanwezig zal zijn bij de vergadering. Normaal is er een intekenlijst met de aanwezigen.
  • Ieder lid moet tijdig op de hoogte worden gesteld van eventuele vragen die aan de orde zullen komen.
  • Als een of meerdere leden juridische bezwaren hebben dan moet dit vermeld worden in het verslag van de ALV.
  • Stemmen over de jaarrekening, het jaarverslag, de financiële afwikkeling, het goedkeuren van de werkzaamheden van de penningmeester/kascommissie en dergelijke moeten zo spoedig mogelijk als agendapunt aan de orde komen.
  • Alleen leden mogen bij de ALV aanwezig zijn.
  • De ALV moet integraal  digitaal worden opgenomen.
  • Als er in de statuten een quorum is opgenomen blijft dit bij een digitale ALV van kracht.
  • Bij volmacht stemmen mag nog steeds als dat in een normale situatie ook zou mogen.
  • Het vergadersysteem waarvoor gekozen wordt is veilig en degelijk en waarborgt de privacy van de leden.
Bovenstaande informatie is opgenomen als hulpmiddel; hier kunnen geen rechten aan worden ontleend. Voor specifieke informatie over verenigingsrecht kunt u het Burgerlijk Wetboek raadplegen.
 

Vragen en meldingen

Heeft u nog vragen of wilt u een melding maken? Neem dan contact met ons op: fondspgo@minvws.nl
Wilt u bellen, kijk dan op onze contactpagina. Vanwege de coronacrisis zijn de telefoonnummers tijdelijk aangepast.
Aanmelden      Afmelden      Contact
 
Dienst Uitvoering Subsidies aan Instellingen
Postadres
Postbus 16006
2500 BA Den Haag
Bezoekadres
Rijnstraat 50
2515 XP  Den Haag
Telefoon
070 340 55 66
U kunt ons bellen op werkdagen van 09.00 tot 16.00 uur.